,

Wanneer mag een werkgever de e-mail van zijn werknemer controleren?

21 januari 2022

Email controleren bij fraude-signalen?

In deze tijd, waarin een groot deel van de mensen thuiswerkt, is de vraag of (en wanneer) een werkgever de email van zijn werknemer mag controleren relevanter dan ooit. Een werkgever die zijn werknemer van fraude verdenkt zal snel genegen zijn de email van zijn werknemer te controleren. Als hierbij echter niet de juiste regels in acht worden genomen, kan dit tot gevolg hebben dat de werknemer vrijuit gaat. Dus ook wanneer het vermoeden wordt bevestigd. Bezint eer ge begint!

De 6 Barbulescu-vragen

Mijn kantoorgenote Karin Nijman schreef in september 2017 al een een blog met de pakkende titel: “Mag mijn baas mijn e-mail controleren?” In deze blog loopt zij aan de hand van de Barbulescu-uitspraak van het Europese Hof voor de Rechten van de Mens de regels na die gelden in dit soort gevallen. Het Europese Hof heeft in deze uitspraak 6 duidelijke vragen geformuleerd die werkgevers zichzelf moeten stellen voordat zij overgaan tot het controleren van de email van hun werknemer.  Kort samengevat:

  1. Inlichtingen over de controle? Is de werknemer van te voren duidelijk ingelicht over de controle van correspondentie of andere communicatie of de invoering van controlemaatregelen door de werkgever en ook over de aard van die controle?
  2. Omvang van de controle: Welke omvang heeft de controle door de werkgever?
    • Gaat het om controle van de stroom van communicatie of om controle van de inhoud?
    • Is alle communicatie gecontroleerd of slechts een deel daarvan?
    • Vond de controle altijd of slechts tijdelijk plaats?
    • Hoeveel mensen kregen toegang had tot de gecontroleerde gegevens?
    • Hoe groot was het ruimtelijk bereik van de controles?
  3. Reden voor de controle: Had de werkgever goede redenen voor de controle van de communicatiestroom en/of inhoud? Hoe zwaarder de inbreuk (controle op inhoud), hoe zwaarwegendere de vereiste rechtvaardiging.
  4. Alternatieven: Was het mogelijk om een minder ingrijpend controlesysteem in te bouwen dan het inzien van de inhoud van de communicatie van werknemers? Kon het doel dat door de werkgever wordt nagestreefd (zie punt 3) op een andere manier bereikt worden dan door het inzien van de volledige communicatie?
  5. Gevolgen voor werknemer en gebruik voor het juiste doel? Wat zijn de gevolgen van de controle voor de werknemer? En werden de resultaten gebruikt voor het gestelde doel (zie punt 3)?
  6. Beschermingsmaatregelen? Waren er voldoende beschermingsmaatregelen voor de werknemer daar waar de controle inbreuk maakte op zijn privacy? Zulke beschermingsmaatregelen moeten in het bijzonder verzekeren dat de werkgever geen toegang krijgt tot de inhoud van de communicatie, tenzij de werknemer van te voren op de hoogte gesteld wordt van de mogelijkheid dat zijn werkgever de inhoud van de communicatie zal inzien.

Hoe moeten deze regels worden toegepast bij fraudesignalen?

Deze vraag kwam aan de orde in een uitspraak van de kantonrechter van de Rechtbank Midden Nederland van 16 december 2021. Naar aanleiding van (volgens de werkgever) twee concrete signalen, die aanleiding gaven om te vermoeden dat de werknemer bij strafbare feiten was betrokken, is de werkgever een onderzoek naar de werknemer begonnen.

Bij dit onderzoek werd ook het emailgebruik van de werknemer gecontroleerd. De uitslag van het onderzoek is met de werknemer besproken. Het onderzoek en gesprek waren voor de werkgever aanleiding een ontbindingsverzoek van de arbeidsovereenkomst in te dienen. Dit verzoek wordt echter afgewezen door de kantonrechter omdat de werkgever niet de 6 ‘Barbulescu-vragen’ heeft beantwoord.

Wat ging er mis? De werkgever had wél een protocol waarin is vastgelegd dat bij laakbaar en/of strafbaar gedrag controles gerechtvaardigd waren. Ook krijgen werknemers steeds bij het inloggen een melding waarin wordt aangegeven dat het internetgebruik gecontroleerd kan worden. Pas als deze melding met ‘OK’ wordt weggeklikt kan de werknemer aan de slag op zijn computer.

Wat deed de werkgever verkeerd?

De werkgever kon aan de kantonrechter geen informatie verstrekken over de aard van de fraudesignalen die zij had ontvangen en die de reden waren voor de controle van het emailgebruik. De kantonrechter kon zo niet beoordelen of aan vraag 3 van de Barbulescu-vragen was voldaan. Het was niet duidelijk of de resultaten uit het onderzoek te maken hadden met deze fraudesignalen of dat deze als ‘bijvangst’ zijn opgepikt tijdens het onderzoek (vraag 5). Ook was er geen duidelijkheid over de wijze waarop de monitoring plaatsvond, structureel of steekproefsgewijs (vraag 2).

Gelet op deze onduidelijkheid kan met de melding die bij het inloggen standaard verschijnt over de mogelijkheid van controle niet worden gezegd dat de werknemer voldoende is geïnformeerd over de mogelijkheid van controle (vraag 1). Gelet op deze onduidelijkheid kon de kantonrechter niet beoordelen of de inbreuk op de privacy van de werknemer toelaatbaar was ja of nee (vraag 4 en 5). Dat het ontbindingsverzoek werd afgewezen zal inmiddels geen verrassing meer zijn.

Hoe had de werkgever wél moeten handelen?

Het antwoord staat al in deze blog. Stel de 6 ‘Barbulescu- vragen’ centraal en leg het antwoord vast in een dossier. In deze casus bood het email- en internetprotocol onvoldoende duidelijkheid over de vraag in welke concrete situatie de werkgever zijn werknemer mocht controleren. Ook had de werknemer hier niet expliciet mee ingestemd. Een algemene melding voor het inloggen over een mogelijke controle is dan onvoldoende.

Wanneer er sprake is van een fraudeverdenking ligt dat altijd gevoelig. Zorg er voor dat u niet overhaast te werk gaat, maar alle stappen (vragen) zorgvuldig zet, en documenteer dit ook. Zorg voor een voldoende duidelijk email- internetprotocol. De gespecialiseerde advocaten van mijn kantoor hebben veel ervaring met dit soort casussen en kunnen u altijd met raad en daad terzijde staan. Wij kunnen u ook helpen aan een duidelijk protocol wat al veel onzekerheid kan wegnemen.


U kunt altijd vrijblijvend contact met mij opnemen. Voorkomen is beter dan genezen. U kunt mij bereiken via tel. 0172-49 43 45 of j.thiele@berntsenmulder.nl

Actueel

De wettelijke verhoging van de alimentatie is voor het jaar 2023 vastgesteld op 3,4 procent. Elk jaar wordt de kinder- en...

Meer informatie arrow_forward

Berntsen Mulder Advocaten is op zoek naar ondersteuning (24-32 uur) Op zoek naar een nieuwe collega Wij – Jos van...

Meer informatie arrow_forward

Als werkgever heb je soms te maken met die ene werknemer die je herhaaldelijk hebt aangesproken op zijn gedrag, maar waarvan...

Meer informatie arrow_forward

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging in een dynamische werkomgeving, waar jij met je enthousiaste en doortastende...

Meer informatie arrow_forward

Wij zoeken een nieuwe collega! Ben jij op zoek naar een dynamische en uitdagende baan in de advocatuur, heb jij aantoonbare...

Meer informatie arrow_forward

Een goede administratie voorkomt juridische problemen. Daarom leg ik in een serie artikelen uit wat het belang is van een...

Meer informatie arrow_forward

In onze nieuwsbrief van oktober 2022 onder meer: hogere energieprijzen als schadepost in letselschadezaken, aankondiging...

Meer informatie arrow_forward

Ruim 15 jaar geleden is het: de oprichting van de stichting Keurmerk Letselschade. De aanleiding voor de oprichting van dit...

Meer informatie arrow_forward

Na twee jaar keerde de Jaarmarktestafette weer terug in Alphen aan den Rijn. Twee teams van vijf personen van Berntsen...

Meer informatie arrow_forward

Er gaat de laatste maanden geen dag voorbij zonder dat er verschillende artikelen worden gepubliceerd over de hoge...

Meer informatie arrow_forward

Ouderverstoting is de situatie dat een kind zich in een echtscheidingsproces gedwongen voelt voor één van de ouders te...

Meer informatie arrow_forward

Op 9 september is het de dag van de echtscheiding. Jacomien Kapteijn van Berntsen Mulder Advocaten in Alphen heeft als...

Meer informatie arrow_forward

Optillen op een festival: (on)schuldig vermaak? Wat heb je er naar uitgekeken, na twee jaar corona-maatregelen: weer met...

Meer informatie arrow_forward

In Nederland is één op de tien gezinnen een samengesteld gezin. Dit jaar wordt er daarom op de landelijke Dag van de...

Meer informatie arrow_forward

Bij een scheiding komt heel veel kijken. Daarom is goede en deskundige begeleiding bij een scheiding op zowel juridisch,...

Meer informatie arrow_forward

Uw werknemer wordt aangereden. Hij/zij raakt blijvend arbeidsongeschikt. De HR-deskundige ziet een berg werk op zich...

Meer informatie arrow_forward

Verzekeringsplicht en aansprakelijkheid bij de elektrische step In oktober vorig jaar schreef ik een artikel over de...

Meer informatie arrow_forward

Het ouderschapsplan en de afspraken over een nieuwe partner Mogelijk zit je er niet op te wachten dat de nieuwe vriend of...

Meer informatie arrow_forward

Samenwonen in woonplaats nieuwe liefde Na een periode alleenstaande ouder te zijn geweest, komt het met regelmaat voor dat...

Meer informatie arrow_forward

Advocaat familierecht Jacomien Kapteijn mocht in juli aan de online krant AlphenCC/Leidsch Dagblad vertellen over haar werk....

Meer informatie arrow_forward

Opnieuw wijzigingen in het arbeidsrecht Zoals al aangekondigd in mijn bericht van januari 2022 (Wat heeft 2022 op gebied...

Meer informatie arrow_forward

Vaak denken mensen: als ik een advocaat inschakel, kost het me handen vol geld. Maar bedenkt u eens wat het u zou kunnen...

Meer informatie arrow_forward

Voor ons gevoel is Corona al lang geleden. De diverse maatregelen zijn al even verleden tijd. Dit geldt ook voor de...

Meer informatie arrow_forward

Op dinsdag 28 juni 2022 organiseert de sectie Ondernemingsrecht van Berntsen Mulder Advocaten een seminar voor financieel...

Meer informatie arrow_forward