,

Hoe personeelsgegevens aan derden doorgeven én aan AVG voldoen?

29 april 2019

Hoe kunt u als werkgever gegevens van uw personeel aan derden doorgeven en tóch aan de AVG voldoen?

In dit artikel vertel ik u hoe u als werkgever op de juiste manier de gegevens van uw personeel aan derden kunt verstrekken in het kader van de AVG.

Allereerst, wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een natuurlijke persoon (particulier) of gegevens die ervoor kunnen zorgen dat een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd.

Er is een belangrijk verschil tussen persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn namelijk strenger gereguleerd. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is zelfs verboden, tenzij hier een wettelijke uitzondering voor is.

verschil persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens ihkv AVG

Wanneer is dit aan de orde?

Er zijn situaties waarin u als werkgeven persoonsgegevens van uw personeel aan derden moet of wilt verstrekken. Bijvoorbeeld als een opdrachtgever verzoekt om het C.V. van één van de personeelsleden of een (pensioen-)verzekeraar verzoekt om personeelsgegevens om een aanbod te doen voor een collectieve pensioenregeling voor het personeel.

Grondslagen voor verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als daar een rechtmatige grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen. Voor de volledigheid som ik ze nog even op:

  1. toestemming van de natuurlijke persoon;
  2. als verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokken persoon partij is;
  3. als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkende partij rust;
  4. het beschermen van vitale belangen (gezondheid of iemands leven);
  5. vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
  6. de behartiging van gerechtvaardigde belangen, welk belang moet prevaleren boven die van de betrokken persoon.

Meer over deze grondslagen kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is zoals u wellicht weet de toezichthouder voor wat betreft de AVG.

Als werkgever persoonsgegevens verwerken

Het intern verwerken van persoonsgegevens van personeel door u als werkgever is toegestaan, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In bovenstaand rijtje van grondslagen hebben we het dan dus over grondslag nummer 2. Hierbij moet rekening worden gehouden met de privacy van het personeel.

Werkgevers moeten bij gegevensverwerking in het kader van de AVG:

  • persoonsgegevens verwerken op een manier die ten opzichte van het personeel rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  • gegevens verzamelen met specifieke doelen, deze doelen moeten vervolgens duidelijk zijn omschreven en gerechtvaardigd zijn;
  • voor de verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag hebben;
  • geen persoonsgegevens verwerken met een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt.

Verstrekken van persoonsgegevens van personeel aan derden, hoe dan?

Als u (op regelmatige basis) persoonsgegevens van uw personeel aan derden verstrekt, mag dat niet zomaar. Er is namelijk geen sprake van een grondslag die dat rechtvaardigt. Het doel waarvoor de persoonsgegevens (intern gebruik door de werkgever) zijn verstrekt, wordt namelijk overschreden. Zomaar persoonsgegevens van uw personeel verstrekken aan derden is dus een ‘no go’, tenzij u dit in goede banen leidt.

Maar hoe dan wel? Door bij verstrekken persoonsgegevens:

  1. hier vooraf toestemming voor te vragen aan het personeel. Dit kan door (een uitgebreid) toestemmingsformulier op te (laten) stellen en dit éénmalig door het huidige personeel te laten ondertekenen. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  2. nieuw personeel vragen het toestemmingsformulier te ondertekenen bij indiensttreding. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  3. een privacystatement op te stellen waar duidelijk (transparant) in wordt uiteengezet wat het doel is van de gegevensverwerking, wat er met de gegevens gebeurd van het personeel en welke rechten zij hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit privacystatement kan vervolgens van toepassing worden verklaard op de arbeidsovereenkomst en het toestemmingsformulier.

Kortom: denk altijd goed na, voordat u persoonsgegevens van uw personeel verstrekt aan derden.


Voldoet uw bedrijf al aan de AVG? Wij bieden een complete privacyscan AVG aan voor een vast bedrag. Check hier het Pakket Privacyscan AVG.


Dit artikel is geschreven door mr. M. Nagessersing. Zij is sinds 2022 niet meer werkzaam bij Berntsen Mulder Advocaten. Heeft u vragen over dit artikel, neem gerust contact op met één van de medewerkers van de sectie Ondernemingsrecht van ons kantoor. Bel met 0172 – 49 43 45 en vraag naar de sectie Ondernemingsrecht. Of stuur ons een e-mail.

contact met ons

    Actueel

    Verzekeringsplicht en aansprakelijkheid bij de elektrische step In oktober vorig jaar schreef ik een artikel over de...

    Meer informatie arrow_forward

    Het ouderschapsplan en de afspraken over een nieuwe partner Mogelijk zit je er niet op te wachten dat de nieuwe vriend of...

    Meer informatie arrow_forward

    Samenwonen in woonplaats nieuwe liefde Na een periode alleenstaande ouder te zijn geweest, komt het met regelmaat voor dat...

    Meer informatie arrow_forward

    Advocaat familierecht Jacomien Kapteijn mocht in juli aan de online krant AlphenCC/Leidsch Dagblad vertellen over haar werk....

    Meer informatie arrow_forward

    Opnieuw wijzigingen in het arbeidsrecht Zoals al aangekondigd in mijn bericht van januari 2022 (Wat heeft 2022 op gebied...

    Meer informatie arrow_forward

    Voor ons gevoel is Corona al lang geleden. De diverse maatregelen zijn al even verleden tijd. Dit geldt ook voor de...

    Meer informatie arrow_forward

    Op dinsdag 28 juni 2022 organiseert de sectie Ondernemingsrecht van Berntsen Mulder Advocaten een seminar voor financieel...

    Meer informatie arrow_forward

    Wij zoeken een nieuwe collega! Ben jij op zoek naar een dynamische en uitdagende baan in de advocatuur, heb jij aantoonbare...

    Meer informatie arrow_forward

    Jan zit naast zijn buurman in de auto. De buurman is zo aardig om hem weg te brengen naar het station en ze hebben nu wat...

    Meer informatie arrow_forward

    Geschil over de erfenis? Als u verzekerd bent worden de advocaatkosten mogelijk vergoed. Wanneer er een conflict ontstaat...

    Meer informatie arrow_forward

    Wij geven in een serie artikelen tips en informatie over de sanering van schulden. Mijn collega Xander Huijser heeft in deel...

    Meer informatie arrow_forward

    Uitnodiging voor financieel adviseurs, accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren. Op dinsdag 28 juni van...

    Meer informatie arrow_forward

    Wanneer een stel uit elkaar gaat of van elkaar gaat scheiden en er is gezamenlijk een woning in bezit, rijst al snel de...

    Meer informatie arrow_forward

    Als curator houdt Jeroen Thiele zich dagelijks bezig met het afwikkelen van faillissementen. Recent besloot hij een vrij...

    Meer informatie arrow_forward

    Mevrouw Jansen is dement. Zij valt in het verzorgingshuis een verpleegkundige aan. De verpleegkundige loopt een...

    Meer informatie arrow_forward

    De afdeling letselschade van ons kantoor mag ook de komende drie jaar weer het Nationaal Keurmerk Letselschade voeren. En...

    Meer informatie arrow_forward

    Ik werd gebeld door een teleurgestelde koper. Hij had een mooie woning op Funda gevonden. Hij had onderhandeld met de...

    Meer informatie arrow_forward

    Advocaat letselschade Guido van der Corput schrijft in dit artikel over een val van een fietser op een hellingbaan van een...

    Meer informatie arrow_forward

    Skiën is leuk, maar kan ook heel gevaarlijk zijn. Wie wel eens op een ski-piste heeft gestaan, heeft vast wel eens een...

    Meer informatie arrow_forward

    De Rechtbank Den Haag heeft dinsdag 23 maart 2022 het faillissement uitgesproken van Quality Green Plants B.V. en Hulst...

    Meer informatie arrow_forward

    In het septembernummer van Dwarslaesie Magazine vertelden we over Frits, die door een fietsongeval een dwarslaesie opliep....

    Meer informatie arrow_forward

    De Alphense atleet en student Twan van Rijn doet mee aan het project Elk Kind Een Bal van de Johan Cruyff Foundation. De...

    Meer informatie arrow_forward

    Als iemand alimentatie moet betalen, is er vaak veel discussie over de woonlasten die iemand heeft. Want hoe hoger de...

    Meer informatie arrow_forward

    Over domeinnaamfraude hebben wij op deze website al vaak gepubliceerd. Een specifieke vorm van domeinnaamfraude is het...

    Meer informatie arrow_forward