,

Hoe personeelsgegevens aan derden doorgeven én aan AVG voldoen?

29 april 2019

Hoe kunt u als werkgever gegevens van uw personeel aan derden doorgeven en tóch aan de AVG voldoen?

In dit artikel vertel ik u hoe u als werkgever op de juiste manier de gegevens van uw personeel aan derden kunt verstrekken in het kader van de AVG.

Allereerst, wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een natuurlijke persoon (particulier) of gegevens die ervoor kunnen zorgen dat een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd.

Er is een belangrijk verschil tussen persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn namelijk strenger gereguleerd. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is zelfs verboden, tenzij hier een wettelijke uitzondering voor is.

verschil persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens ihkv AVG

Wanneer is dit aan de orde?

Er zijn situaties waarin u als werkgeven persoonsgegevens van uw personeel aan derden moet of wilt verstrekken. Bijvoorbeeld als een opdrachtgever verzoekt om het C.V. van één van de personeelsleden of een (pensioen-)verzekeraar verzoekt om personeelsgegevens om een aanbod te doen voor een collectieve pensioenregeling voor het personeel.

Grondslagen voor verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als daar een rechtmatige grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen. Voor de volledigheid som ik ze nog even op:

  1. toestemming van de natuurlijke persoon;
  2. als verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokken persoon partij is;
  3. als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkende partij rust;
  4. het beschermen van vitale belangen (gezondheid of iemands leven);
  5. vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
  6. de behartiging van gerechtvaardigde belangen, welk belang moet prevaleren boven die van de betrokken persoon.

Meer over deze grondslagen kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is zoals u wellicht weet de toezichthouder voor wat betreft de AVG.

Als werkgever persoonsgegevens verwerken

Het intern verwerken van persoonsgegevens van personeel door u als werkgever is toegestaan, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In bovenstaand rijtje van grondslagen hebben we het dan dus over grondslag nummer 2. Hierbij moet rekening worden gehouden met de privacy van het personeel.

Werkgevers moeten bij gegevensverwerking in het kader van de AVG:

  • persoonsgegevens verwerken op een manier die ten opzichte van het personeel rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  • gegevens verzamelen met specifieke doelen, deze doelen moeten vervolgens duidelijk zijn omschreven en gerechtvaardigd zijn;
  • voor de verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag hebben;
  • geen persoonsgegevens verwerken met een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt.

Verstrekken van persoonsgegevens van personeel aan derden, hoe dan?

Als u (op regelmatige basis) persoonsgegevens van uw personeel aan derden verstrekt, mag dat niet zomaar. Er is namelijk geen sprake van een grondslag die dat rechtvaardigt. Het doel waarvoor de persoonsgegevens (intern gebruik door de werkgever) zijn verstrekt, wordt namelijk overschreden. Zomaar persoonsgegevens van uw personeel verstrekken aan derden is dus een ‘no go’, tenzij u dit in goede banen leidt.

Maar hoe dan wel? Door bij verstrekken persoonsgegevens:

  1. hier vooraf toestemming voor te vragen aan het personeel. Dit kan door (een uitgebreid) toestemmingsformulier op te (laten) stellen en dit éénmalig door het huidige personeel te laten ondertekenen. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  2. nieuw personeel vragen het toestemmingsformulier te ondertekenen bij indiensttreding. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  3. een privacystatement op te stellen waar duidelijk (transparant) in wordt uiteengezet wat het doel is van de gegevensverwerking, wat er met de gegevens gebeurd van het personeel en welke rechten zij hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit privacystatement kan vervolgens van toepassing worden verklaard op de arbeidsovereenkomst en het toestemmingsformulier.

Kortom: denk altijd goed na, voordat u persoonsgegevens van uw personeel verstrekt aan derden.


Voldoet uw bedrijf al aan de AVG? Wij bieden een complete privacyscan AVG aan voor een vast bedrag. Check hier het Pakket Privacyscan AVG.

Meer publicaties van mr. M.R.S. Nagessersing

BV-bestuurders, let op: uiterste termijn deponering jaarrekening is gewijzigd

We zitten in de laatste week van het jaar 2017. Een tijd van terugkijken en vooruitblikken. Bestuurders van B.V.’s hebben echter ook nog iets anders om over na te denken: de […]

Meer informatie arrow_forward

Actueel

Gelijktijdig overlijden? Hoe zit het met de erfenis?

In 2016 gaat een kersvers echtpaar op huwelijksreis naar de Dominicaanse Republiek. Wat een prachtige vakantie moet worden, loopt dramatisch af na het eten van een giftige vis. ’s Nachts […]

Meer informatie arrow_forward
In de tang van het concurrentiebeding?

Je bent op zoek naar een andere baan. Een concurrentiebeding kan je dan enorm belemmeren in het vinden of accepteren van een nieuwe baan. Zit je dan in de tang […]

Meer informatie arrow_forward
Week van het Arbeidsrecht: gratis advies van een advocaat

‘Concurrentiebeding blijkt vaak niet van toepassing’ Berntsen Mulder Advocaten organiseert van maandag 20 mei tot en met vrijdag 24 mei weer de jaarlijkse Week van het Arbeidsrecht. Mensen met vragen […]

Meer informatie arrow_forward
Berntsen Mulder Advocaten steunt Alphen Art 2019

In het weekend van 10 tot 12 mei vindt in Alphen weer het straatkunstfestival Alphen Art plaats. Dit jaar sponsort ons kantoor dit lokale kunstevenement. “Ik hou van kunst en […]

Meer informatie arrow_forward
Hoe personeelsgegevens aan derden doorgeven én aan AVG voldoen?

Hoe kunt u als werkgever gegevens van uw personeel aan derden doorgeven en tóch aan de AVG voldoen? In dit artikel vertel ik u hoe u als werkgever op de […]

Meer informatie arrow_forward
Op Goede Vrijdag en Tweede Paasdag is ons kantoor gesloten

Op Goede Vrijdag en Tweede Paasdag is ons kantoor gesloten. Voor dringende juridische zaken die niet kunnen wachten, vragen wij u om uiterlijk donderdag 18 april contact met ons op […]

Meer informatie arrow_forward