,

Hoe personeelsgegevens aan derden doorgeven én aan AVG voldoen?

29 april 2019

Hoe kunt u als werkgever gegevens van uw personeel aan derden doorgeven en tóch aan de AVG voldoen?

In dit artikel vertel ik u hoe u als werkgever op de juiste manier de gegevens van uw personeel aan derden kunt verstrekken in het kader van de AVG.

Allereerst, wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een natuurlijke persoon (particulier) of gegevens die ervoor kunnen zorgen dat een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd.

Er is een belangrijk verschil tussen persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn namelijk strenger gereguleerd. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is zelfs verboden, tenzij hier een wettelijke uitzondering voor is.

verschil persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens ihkv AVG

Wanneer is dit aan de orde?

Er zijn situaties waarin u als werkgeven persoonsgegevens van uw personeel aan derden moet of wilt verstrekken. Bijvoorbeeld als een opdrachtgever verzoekt om het C.V. van één van de personeelsleden of een (pensioen-)verzekeraar verzoekt om personeelsgegevens om een aanbod te doen voor een collectieve pensioenregeling voor het personeel.

Grondslagen voor verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als daar een rechtmatige grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen. Voor de volledigheid som ik ze nog even op:

  1. toestemming van de natuurlijke persoon;
  2. als verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokken persoon partij is;
  3. als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkende partij rust;
  4. het beschermen van vitale belangen (gezondheid of iemands leven);
  5. vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
  6. de behartiging van gerechtvaardigde belangen, welk belang moet prevaleren boven die van de betrokken persoon.

Meer over deze grondslagen kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is zoals u wellicht weet de toezichthouder voor wat betreft de AVG.

Als werkgever persoonsgegevens verwerken

Het intern verwerken van persoonsgegevens van personeel door u als werkgever is toegestaan, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In bovenstaand rijtje van grondslagen hebben we het dan dus over grondslag nummer 2. Hierbij moet rekening worden gehouden met de privacy van het personeel.

Werkgevers moeten bij gegevensverwerking in het kader van de AVG:

  • persoonsgegevens verwerken op een manier die ten opzichte van het personeel rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  • gegevens verzamelen met specifieke doelen, deze doelen moeten vervolgens duidelijk zijn omschreven en gerechtvaardigd zijn;
  • voor de verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag hebben;
  • geen persoonsgegevens verwerken met een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt.

Verstrekken van persoonsgegevens van personeel aan derden, hoe dan?

Als u (op regelmatige basis) persoonsgegevens van uw personeel aan derden verstrekt, mag dat niet zomaar. Er is namelijk geen sprake van een grondslag die dat rechtvaardigt. Het doel waarvoor de persoonsgegevens (intern gebruik door de werkgever) zijn verstrekt, wordt namelijk overschreden. Zomaar persoonsgegevens van uw personeel verstrekken aan derden is dus een ‘no go’, tenzij u dit in goede banen leidt.

Maar hoe dan wel? Door bij verstrekken persoonsgegevens:

  1. hier vooraf toestemming voor te vragen aan het personeel. Dit kan door (een uitgebreid) toestemmingsformulier op te (laten) stellen en dit éénmalig door het huidige personeel te laten ondertekenen. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  2. nieuw personeel vragen het toestemmingsformulier te ondertekenen bij indiensttreding. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  3. een privacystatement op te stellen waar duidelijk (transparant) in wordt uiteengezet wat het doel is van de gegevensverwerking, wat er met de gegevens gebeurd van het personeel en welke rechten zij hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit privacystatement kan vervolgens van toepassing worden verklaard op de arbeidsovereenkomst en het toestemmingsformulier.

Kortom: denk altijd goed na, voordat u persoonsgegevens van uw personeel verstrekt aan derden.


Voldoet uw bedrijf al aan de AVG? Wij bieden een complete privacyscan AVG aan voor een vast bedrag. Check hier het Pakket Privacyscan AVG.


neem contact op

Actueel

Twee rechtbanken in Nederland zijn deze maand gestart met een proef of pilot 'procedure gezamenlijke toegang ouders'. Eén...

Meer informatie arrow_forward

Het (demissionaire) kabinet heeft een wetswijziging voorgesteld waarin de maximale betaaltermijn van het grootbedrijf aan...

Meer informatie arrow_forward

De lente komt er aan. Tijd voor onderhoud aan de tuin. Als u een hovenier inschakelt, waar moet u dan op letten? In dit...

Meer informatie arrow_forward

In dit webinar vertelt advocaat arbeidsrecht Jos van Bohemen over wat te doen bij Dreigend Ontslag. Wat kan iemand doen...

Meer informatie arrow_forward

Voor mensen met vragen over echtscheiding, mediation of erfrecht organiseert Berntsen Mulder Advocaten ook dit jaar weer de...

Meer informatie arrow_forward

Dit webinar gaat over hoe om te gaan met commerciële contracten in coronatijd. Wat kunnen ondernemers doen als ze hun...

Meer informatie arrow_forward

Hoe lang is het verantwoord om door te gaan met een bedrijf als het in zwaar weer verkeert? Wanneer kunnen bestuurders...

Meer informatie arrow_forward

Dreigend ontslag. Wat moet u doen? Stel, het bedrijf waar u werkt heeft het zwaar. Bijvoorbeeld door de corona-crisis. U...

Meer informatie arrow_forward

Dit webinar gaat over Huur in Coronatijd. Wat gebeurde er in vogelvlucht na het afkondigen van de eerste lockdown? Hoe...

Meer informatie arrow_forward

In deze opname van een live-webinar (dat we 26 november 2020 uitzonden) praat interviewer Bernie Putters met advocaat...

Meer informatie arrow_forward

Schieten de steunmaatregelen van de overheid zijn doel voorbij? Dat vroeg advocaat Jeroen Thiele zich af toen hij de...

Meer informatie arrow_forward

Advocaat Madhavi Nagessersing is één van de juridische professionals die is geportretteerd en geïnterviewd voor het...

Meer informatie arrow_forward

Transportbedrijven betalen al jaren een te hoog bedrag aan LKW-maut (tol voor vrachtverkeer). Ten onrechte, zo blijkt nu. Te...

Meer informatie arrow_forward

De landelijke Dag van de Erfenis gaat dit jaar gewoon door. Maar in plaats van fysieke afspraken, bieden advocaten (en...

Meer informatie arrow_forward

Elk jaar wordt de kinder- en partneralimentatie door het Ministerie van Veiligheid en Justitie geïndexeerd. Deze...

Meer informatie arrow_forward

Kan een bestuurder van een bedrijf door middel van het jaarlijks vragen van een 'décharge' aan de aandeelhouders voor...

Meer informatie arrow_forward

Bedrijven die - bijvoorbeeld door de coronacrisis - in problemen raken en failliet dreigen te gaan, kunnen door een nieuwe...

Meer informatie arrow_forward

MediaMarkt beging onlangs een dure fout. Wat was er gebeurd? Op de website werden iMac’s aangeboden voor een fractie van...

Meer informatie arrow_forward
NOW 3.0 vandaag van start
1 oktober 2020

NOW 3.0 per 1 oktober 2020 van start! Aanvragen is vanaf 16 november 2020 mogelijk. Sinds 6 april 2020 kunnen...

Meer informatie arrow_forward

In deze podcast van Berntsen Mulder Advocaten vertelt advocaat bouwrecht Matthijs Mulder wat u kunt doen als u een woning...

Meer informatie arrow_forward

Koop je een woning, blijkt er asbest in de woning te zitten. Is het mogelijk om de kosten van een asbestsanering te verhalen...

Meer informatie arrow_forward

De wet DBA wordt per 1 januari 2021 vervangen: waar gaat de ZZP-markt heen? Het kabinet gaat de wet DBA (Deregulering...

Meer informatie arrow_forward

Aan de Wilhelminalaan 12 is bij Berntsen Mulder Advocaten een AED aanwezig. Met een Automatische Elektronische...

Meer informatie arrow_forward

We waren op TV. Advocaat mr. M. Nagessersing gaf bij TV-programma Opgelicht tekst en uitleg over de zaak tegen Trademark...

Meer informatie arrow_forward