,

Hoe personeelsgegevens aan derden doorgeven én aan AVG voldoen?

29 april 2019

Hoe kunt u als werkgever gegevens van uw personeel aan derden doorgeven en tóch aan de AVG voldoen?

In dit artikel vertel ik u hoe u als werkgever op de juiste manier de gegevens van uw personeel aan derden kunt verstrekken in het kader van de AVG.

Allereerst, wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een natuurlijke persoon (particulier) of gegevens die ervoor kunnen zorgen dat een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd.

Er is een belangrijk verschil tussen persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn namelijk strenger gereguleerd. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is zelfs verboden, tenzij hier een wettelijke uitzondering voor is.

verschil persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens ihkv AVG

Wanneer is dit aan de orde?

Er zijn situaties waarin u als werkgeven persoonsgegevens van uw personeel aan derden moet of wilt verstrekken. Bijvoorbeeld als een opdrachtgever verzoekt om het C.V. van één van de personeelsleden of een (pensioen-)verzekeraar verzoekt om personeelsgegevens om een aanbod te doen voor een collectieve pensioenregeling voor het personeel.

Grondslagen voor verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als daar een rechtmatige grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen. Voor de volledigheid som ik ze nog even op:

  1. toestemming van de natuurlijke persoon;
  2. als verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokken persoon partij is;
  3. als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkende partij rust;
  4. het beschermen van vitale belangen (gezondheid of iemands leven);
  5. vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
  6. de behartiging van gerechtvaardigde belangen, welk belang moet prevaleren boven die van de betrokken persoon.

Meer over deze grondslagen kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is zoals u wellicht weet de toezichthouder voor wat betreft de AVG.

Als werkgever persoonsgegevens verwerken

Het intern verwerken van persoonsgegevens van personeel door u als werkgever is toegestaan, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In bovenstaand rijtje van grondslagen hebben we het dan dus over grondslag nummer 2. Hierbij moet rekening worden gehouden met de privacy van het personeel.

Werkgevers moeten bij gegevensverwerking in het kader van de AVG:

  • persoonsgegevens verwerken op een manier die ten opzichte van het personeel rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  • gegevens verzamelen met specifieke doelen, deze doelen moeten vervolgens duidelijk zijn omschreven en gerechtvaardigd zijn;
  • voor de verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag hebben;
  • geen persoonsgegevens verwerken met een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt.

Verstrekken van persoonsgegevens van personeel aan derden, hoe dan?

Als u (op regelmatige basis) persoonsgegevens van uw personeel aan derden verstrekt, mag dat niet zomaar. Er is namelijk geen sprake van een grondslag die dat rechtvaardigt. Het doel waarvoor de persoonsgegevens (intern gebruik door de werkgever) zijn verstrekt, wordt namelijk overschreden. Zomaar persoonsgegevens van uw personeel verstrekken aan derden is dus een ‘no go’, tenzij u dit in goede banen leidt.

Maar hoe dan wel? Door bij verstrekken persoonsgegevens:

  1. hier vooraf toestemming voor te vragen aan het personeel. Dit kan door (een uitgebreid) toestemmingsformulier op te (laten) stellen en dit éénmalig door het huidige personeel te laten ondertekenen. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  2. nieuw personeel vragen het toestemmingsformulier te ondertekenen bij indiensttreding. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  3. een privacystatement op te stellen waar duidelijk (transparant) in wordt uiteengezet wat het doel is van de gegevensverwerking, wat er met de gegevens gebeurd van het personeel en welke rechten zij hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit privacystatement kan vervolgens van toepassing worden verklaard op de arbeidsovereenkomst en het toestemmingsformulier.

Kortom: denk altijd goed na, voordat u persoonsgegevens van uw personeel verstrekt aan derden.


Voldoet uw bedrijf al aan de AVG? Wij bieden een complete privacyscan AVG aan voor een vast bedrag. Check hier het Pakket Privacyscan AVG.

Actueel

Voor mensen met vragen over echtscheiding, alimentatie of samenlevingscontracten organiseert Berntsen Mulder Advocaten ook...

Meer informatie arrow_forward

Advocaat Lidewij Calis zit donderdag samen met haar cliënt aan tafel bij de talkshow van Eva Jinek. Mr. Calis is advocaat...

Meer informatie arrow_forward

Wanneer er een zonnepaneel (of meerdere zonnepanelen) van een dak waaien, kan dat behoorlijke schade veroorzaken. Of...

Meer informatie arrow_forward

De kogel is door de kerk. We doen dit jaar weer mee aan de 20 van Alphen! Om precies te zijn: we doen mee aan de 10...

Meer informatie arrow_forward
Landjepik
21 januari 2020

Ruzie over de erfgrens komt veel voor tussen buren. Kijk maar naar de Rijdende Rechter. Soms gaat het al mis bij...

Meer informatie arrow_forward

Uw buurman plaatst een schutting, schuur of garage. Maar daarbij bouwt hij - per ongeluk, of expres - op uw erf. Wat moet u...

Meer informatie arrow_forward

Rabobank Groene Hart Noord, notariskantoor Kroes & Partners en Berntsen Mulder Advocaten organiseren op dinsdag 18...

Meer informatie arrow_forward

Trademark Office B.V. (tevens handelend onder vele andere handelsnamen) is vandaag, dinsdag 14 januari 2020, door de...

Meer informatie arrow_forward

In de zomer van 2019 kwam een fietser met een elektrische fiets ten val bij een kabelbrug. Bij het woord 'kabelbrug' denkt...

Meer informatie arrow_forward

Op 1 april 2020 treedt de Compensatieregeling transitievergoeding in werking. Op basis van deze regeling kan een werkgever...

Meer informatie arrow_forward

De Hoge Raad heeft vandaag een baanbrekende uitspraak gedaan in de zaak die de Stichting Urgenda had aangespannen. De Hoge...

Meer informatie arrow_forward

Aan het eind van het jaar is het tijd om de laatste puntjes op de i van ons jubileumjaar te zetten. In ons geval betekent...

Meer informatie arrow_forward

Na het aanvragen van het faillissement van Trademark Office heeft het Groningse bedrijf alsnog een betalingsregeling...

Meer informatie arrow_forward

Berntsen Mulder Advocaten steunt het project Hundertwasser in Zoeterwoude. Het Hundertwassergebouw moet een uniek gebouw...

Meer informatie arrow_forward

De Week van het Werk bracht in november weer veel mensen op de been. De organisatie heeft een mooie aftermovie gemaakt...

Meer informatie arrow_forward

Ons kantoor doet mee aan het project Move2Social. Dit is een intensief traject voor startende ondernemers, waarbij zij in...

Meer informatie arrow_forward

Ons kantoor voert al een aantal jaar namens veel gedupeerden juridische procedures tegen Trademark Office, een bedrijf dat...

Meer informatie arrow_forward

Maar liefst twee blogs van advocaat arbeidsrecht Marise Eckhart zijn genomineerd voor de Magna Charta publieksprijs. Dit...

Meer informatie arrow_forward

Uit elkaar gaan is nooit leuk. Je belandt in een hectische periode, waarin er verschillende lastige zaken opduiken waarover...

Meer informatie arrow_forward

De Hoge Raad heeft vrijdag 8 november een baanbrekende uitspraak gedaan in het arbeidsrecht. De Hoge Raad vindt de...

Meer informatie arrow_forward

De Hoge Raad stelt dat bedrijven die werknemers 'slapend' in dienst houden om zo de transitievergoeding te omzeilen, dat...

Meer informatie arrow_forward

Faillissement, turboliquidatie, ontbinding en vereffening Faillissement, vereffening, turbo-liquidatie, ontbinding....

Meer informatie arrow_forward

Ons kantoor doet dit jaar weer mee aan de Week van het Werk, die in Alphen aan den Rijn wordt georganiseerd. Advocaten van...

Meer informatie arrow_forward

TÜV Nederland en Hudson Cybertec gaan samenwerken op het gebied van cybersecurity. Dat maakten beide bedrijven vandaag...

Meer informatie arrow_forward