,

Hoe personeelsgegevens aan derden doorgeven én aan AVG voldoen?

29 april 2019

Hoe kunt u als werkgever gegevens van uw personeel aan derden doorgeven en tóch aan de AVG voldoen?

In dit artikel vertel ik u hoe u als werkgever op de juiste manier de gegevens van uw personeel aan derden kunt verstrekken in het kader van de AVG.

Allereerst, wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een natuurlijke persoon (particulier) of gegevens die ervoor kunnen zorgen dat een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd.

Er is een belangrijk verschil tussen persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn namelijk strenger gereguleerd. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is zelfs verboden, tenzij hier een wettelijke uitzondering voor is.

verschil persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens ihkv AVG

Wanneer is dit aan de orde?

Er zijn situaties waarin u als werkgeven persoonsgegevens van uw personeel aan derden moet of wilt verstrekken. Bijvoorbeeld als een opdrachtgever verzoekt om het C.V. van één van de personeelsleden of een (pensioen-)verzekeraar verzoekt om personeelsgegevens om een aanbod te doen voor een collectieve pensioenregeling voor het personeel.

Grondslagen voor verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als daar een rechtmatige grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen. Voor de volledigheid som ik ze nog even op:

  1. toestemming van de natuurlijke persoon;
  2. als verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokken persoon partij is;
  3. als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkende partij rust;
  4. het beschermen van vitale belangen (gezondheid of iemands leven);
  5. vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
  6. de behartiging van gerechtvaardigde belangen, welk belang moet prevaleren boven die van de betrokken persoon.

Meer over deze grondslagen kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is zoals u wellicht weet de toezichthouder voor wat betreft de AVG.

Als werkgever persoonsgegevens verwerken

Het intern verwerken van persoonsgegevens van personeel door u als werkgever is toegestaan, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In bovenstaand rijtje van grondslagen hebben we het dan dus over grondslag nummer 2. Hierbij moet rekening worden gehouden met de privacy van het personeel.

Werkgevers moeten bij gegevensverwerking in het kader van de AVG:

  • persoonsgegevens verwerken op een manier die ten opzichte van het personeel rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  • gegevens verzamelen met specifieke doelen, deze doelen moeten vervolgens duidelijk zijn omschreven en gerechtvaardigd zijn;
  • voor de verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag hebben;
  • geen persoonsgegevens verwerken met een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt.

Verstrekken van persoonsgegevens van personeel aan derden, hoe dan?

Als u (op regelmatige basis) persoonsgegevens van uw personeel aan derden verstrekt, mag dat niet zomaar. Er is namelijk geen sprake van een grondslag die dat rechtvaardigt. Het doel waarvoor de persoonsgegevens (intern gebruik door de werkgever) zijn verstrekt, wordt namelijk overschreden. Zomaar persoonsgegevens van uw personeel verstrekken aan derden is dus een ‘no go’, tenzij u dit in goede banen leidt.

Maar hoe dan wel? Door bij verstrekken persoonsgegevens:

  1. hier vooraf toestemming voor te vragen aan het personeel. Dit kan door (een uitgebreid) toestemmingsformulier op te (laten) stellen en dit éénmalig door het huidige personeel te laten ondertekenen. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  2. nieuw personeel vragen het toestemmingsformulier te ondertekenen bij indiensttreding. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  3. een privacystatement op te stellen waar duidelijk (transparant) in wordt uiteengezet wat het doel is van de gegevensverwerking, wat er met de gegevens gebeurd van het personeel en welke rechten zij hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit privacystatement kan vervolgens van toepassing worden verklaard op de arbeidsovereenkomst en het toestemmingsformulier.

Kortom: denk altijd goed na, voordat u persoonsgegevens van uw personeel verstrekt aan derden.


Voldoet uw bedrijf al aan de AVG? Wij bieden een complete privacyscan AVG aan voor een vast bedrag. Check hier het Pakket Privacyscan AVG.

Meer publicaties van mr. M.R.S. Nagessersing

BV-bestuurders, let op: uiterste termijn deponering jaarrekening is gewijzigd

We zitten in de laatste week van het jaar 2017. Een tijd van terugkijken en vooruitblikken. Bestuurders van B.V.’s hebben echter ook nog iets anders om over na te denken: de […]

Meer informatie arrow_forward

Actueel

Tweedehands auto kopen? Doe zelf goed onderzoek naar technische staat

‘Van een oud vrouwtje geweest en altijd binnen gestaan…’ U koopt een tweedehands auto. Niet veel later blijkt de auto een stuk ouder dan verwacht en door slijtage is een […]

Meer informatie arrow_forward
Ans Verhaar 30 jaar advocaat

‘Pas nu ik aan het afbouwen ben, merk ik hoe druk het is geweest’ “De advocatuur is een prachtig, maar slopend vak. Je hebt een grote verantwoordelijkheid. Ik voelde me […]

Meer informatie arrow_forward
Hoge Raad moet uitsluitsel geven over beëindigen ‘slapend dienstverband’

De vraag of een werkgever een werknemer met een ‘slapend dienstverband’ mag ontslaan, is nog altijd niet eenduidig beantwoord. In dit artikel geef ik een korte update op een eerdere […]

Meer informatie arrow_forward
Werkgever grijpt naast nieuwe werknemer door concurrentiebeding? Dat hoeft niet!

Veel werkgevers hebben momenteel last van de krapte op de arbeidsmarkt. In veel sectoren is een tekort aan personeel. Wanneer u als werkgever dan eindelijk de juiste kandidaat hebt gevonden […]

Meer informatie arrow_forward
Berntsen Mulder Advocaten sponsort Nederlands Jeugdkampioenschap atletiek in Alphen aan den Rijn

Berntsen Mulder Advocaten is één van de sponsors van het Nederlands Jeugdkampioenschap atletiek, dat deze maand bij atletiekvereniging AAV’36 wordt gehouden. In 2011 was de Alphense atletiekvereniging ook al eens […]

Meer informatie arrow_forward
Gratis themacafé Relatie en Echtscheiding in Uithoorn

Uit elkaar gaan is nooit leuk. Je belandt in een hectische periode, waarin er verschillende lastige zaken opduiken waarover je zult moeten nadenken en waarover je belangrijke beslissingen moet nemen. […]

Meer informatie arrow_forward