,

Hoe personeelsgegevens aan derden doorgeven én aan AVG voldoen?

29 april 2019

Hoe kunt u als werkgever gegevens van uw personeel aan derden doorgeven en tóch aan de AVG voldoen?

In dit artikel vertel ik u hoe u als werkgever op de juiste manier de gegevens van uw personeel aan derden kunt verstrekken in het kader van de AVG.

Allereerst, wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een natuurlijke persoon (particulier) of gegevens die ervoor kunnen zorgen dat een natuurlijk persoon kan worden geïdentificeerd.

Er is een belangrijk verschil tussen persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn namelijk strenger gereguleerd. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens is zelfs verboden, tenzij hier een wettelijke uitzondering voor is.

verschil persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens ihkv AVG

Wanneer is dit aan de orde?

Er zijn situaties waarin u als werkgeven persoonsgegevens van uw personeel aan derden moet of wilt verstrekken. Bijvoorbeeld als een opdrachtgever verzoekt om het C.V. van één van de personeelsleden of een (pensioen-)verzekeraar verzoekt om personeelsgegevens om een aanbod te doen voor een collectieve pensioenregeling voor het personeel.

Grondslagen voor verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als daar een rechtmatige grondslag voor is. De AVG kent zes grondslagen. Voor de volledigheid som ik ze nog even op:

  1. toestemming van de natuurlijke persoon;
  2. als verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokken persoon partij is;
  3. als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkende partij rust;
  4. het beschermen van vitale belangen (gezondheid of iemands leven);
  5. vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
  6. de behartiging van gerechtvaardigde belangen, welk belang moet prevaleren boven die van de betrokken persoon.

Meer over deze grondslagen kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is zoals u wellicht weet de toezichthouder voor wat betreft de AVG.

Als werkgever persoonsgegevens verwerken

Het intern verwerken van persoonsgegevens van personeel door u als werkgever is toegestaan, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In bovenstaand rijtje van grondslagen hebben we het dan dus over grondslag nummer 2. Hierbij moet rekening worden gehouden met de privacy van het personeel.

Werkgevers moeten bij gegevensverwerking in het kader van de AVG:

  • persoonsgegevens verwerken op een manier die ten opzichte van het personeel rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  • gegevens verzamelen met specifieke doelen, deze doelen moeten vervolgens duidelijk zijn omschreven en gerechtvaardigd zijn;
  • voor de verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag hebben;
  • geen persoonsgegevens verwerken met een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verstrekt.

Verstrekken van persoonsgegevens van personeel aan derden, hoe dan?

Als u (op regelmatige basis) persoonsgegevens van uw personeel aan derden verstrekt, mag dat niet zomaar. Er is namelijk geen sprake van een grondslag die dat rechtvaardigt. Het doel waarvoor de persoonsgegevens (intern gebruik door de werkgever) zijn verstrekt, wordt namelijk overschreden. Zomaar persoonsgegevens van uw personeel verstrekken aan derden is dus een ‘no go’, tenzij u dit in goede banen leidt.

Maar hoe dan wel? Door bij verstrekken persoonsgegevens:

  1. hier vooraf toestemming voor te vragen aan het personeel. Dit kan door (een uitgebreid) toestemmingsformulier op te (laten) stellen en dit éénmalig door het huidige personeel te laten ondertekenen. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  2. nieuw personeel vragen het toestemmingsformulier te ondertekenen bij indiensttreding. Dit toestemmingsformulier kan vervolgens worden toegevoegd aan het personeelsdossier.
  3. een privacystatement op te stellen waar duidelijk (transparant) in wordt uiteengezet wat het doel is van de gegevensverwerking, wat er met de gegevens gebeurd van het personeel en welke rechten zij hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Dit privacystatement kan vervolgens van toepassing worden verklaard op de arbeidsovereenkomst en het toestemmingsformulier.

Kortom: denk altijd goed na, voordat u persoonsgegevens van uw personeel verstrekt aan derden.


Voldoet uw bedrijf al aan de AVG? Wij bieden een complete privacyscan AVG aan voor een vast bedrag. Check hier het Pakket Privacyscan AVG.


neem contact op

Actueel

Koop je een woning, blijkt er asbest in de woning te zitten. Is het mogelijk om de kosten van een asbestsanering te verhalen...

Meer informatie arrow_forward

Aan de Wilhelminalaan 12 is bij Berntsen Mulder Advocaten een AED aanwezig. Met een Automatische Elektronische...

Meer informatie arrow_forward

We waren op TV. Advocaat mr. M. Nagessersing gaf bij TV-programma Opgelicht tekst en uitleg over de zaak tegen Trademark...

Meer informatie arrow_forward

'Deskundige begeleiding bij scheiding is essentieel' Elk jaar in september wordt de landelijke Dag van de Scheiding...

Meer informatie arrow_forward

Deze maand is de nieuwe, tweede, aanvraagperiode voor de NOW-regeling van start gegaan. Met deze regeling kunnen...

Meer informatie arrow_forward

Praat met een advocaat. Het kan echt geen kwaad. Vaak denken mensen: als ik een advocaat inschakel, kost het me klauwen...

Meer informatie arrow_forward

Na de recente uitspraak over huuruitstel in de zaak Vitesse heeft de kantonrechter Amsterdam in kort geding wél...

Meer informatie arrow_forward

Het is de nachtmerrie van iedere huizenkoper: verliefd zijn op een woning, maar na aankoop allerlei verborgen gebreken...

Meer informatie arrow_forward

Het kabinet komt met een tijdelijke Betalingsuitstelwet, om ondernemers te helpen die door de coronacrisis in problemen zijn...

Meer informatie arrow_forward

Een maand na het faillissement van ASN Autoschade Bodegraven B.V. heeft er een doorstart plaatsgevonden. De...

Meer informatie arrow_forward

Beroep op opschorting huurbetaling door voetbalclub Vitesse; Coronacrisis geldt als onvoorziene omstandigheid Voetbalclub...

Meer informatie arrow_forward

Op 3 juni 2020 hebben de stakeholders in de vastgoed- en retailsector een vervolg afgesproken op het Steunakkoord dat in...

Meer informatie arrow_forward

De verhuurder van een café vond dat de huurder tijdens de coronacrisis gewoon huur moest blijven betalen, ook al moest het...

Meer informatie arrow_forward

De rechtbank in Den Haag heeft eerder deze maand een baanbrekende uitspraak gedaan over het gebruik van rekenrente in...

Meer informatie arrow_forward

Deze week heeft de rechtbank Den Haag het faillissement uitgesproken van ASN Autoschade Bodegraven B.V. Als curator is...

Meer informatie arrow_forward

Kan ik op dit moment wel een geschil voorleggen aan een rechter? Kunnen wij in deze tijd nog wel bij een mediator terecht?...

Meer informatie arrow_forward

UPDATE 3 juli 2020: Burgemeester Liesbeth Spies heeft vrijdag 3 juli 202 de lintjes uitgereikt die al in april zijn...

Meer informatie arrow_forward

Wat moet een werkgever doen als de re-integratie van een zieke werknemer stil ligt door de coronacrisis? Komt hij in de...

Meer informatie arrow_forward

Wat zijn de regels als het gaat om thuiswerken in coronatijd? Wat mogen werkgevers en werknemers van elkaar verwachten? Lees...

Meer informatie arrow_forward

We zitten voor u klaar! Ons wekelijkse inloopspreekuur familierecht en erfrecht hebben wij vanwege de corona-maatregelen...

Meer informatie arrow_forward

Stel, u bent gescheiden of uit elkaar gegaan. In goed overleg heeft u met uw ex-partner afspraken over uw kinderen...

Meer informatie arrow_forward

Het klinkt misschien een beetje gek in deze tijd van Coronacrisis, waarin alles dicht lijkt en het dagelijks leven stil...

Meer informatie arrow_forward

Welke positie heeft de oproepkracht tijdens de coronacrisis? Valt hij of zij tussen wal en schip? Advocaat arbeidsrecht Jos...

Meer informatie arrow_forward

Berntsen Mulder Advocaten heeft eind maart een speciale website met informatie over de NOW-aanvraag...

Meer informatie arrow_forward