Kan een boekhouder weigeren een administratie af te geven? | Aflevering 2 in serie

Een goede administratie voorkomt juridische problemen. Daarom leg ik in een serie artikelen uit wat het belang is van een goede administratie voor een onderneming. Dat doe ik uiteraard vanuit het oogpunt van de praktijk van ons advocatenkantoor.

In deze tweede aflevering ga ik in op de vraag of een boekhouder kan weigeren om een administratie af te geven. Ik beantwoord de vraag wat de positie is van de boekhouder en ik geef tips hoe ondernemers moeten handelen op het moment dat er problemen ontstaan.

In aflevering 1 besprak ik waarom het voeren van een goede administratie belangrijk is. ‘Voorkom juridische problemen met een goede administratie‘.

Inleiding

Een ondernemer ontkomt er niet aan om de financiële administratie bij te houden. Er moeten onder meer facturen worden gemaakt, er moeten belastingaangiftes worden gedaan en er moeten meestal ook jaarrekeningen worden opgemaakt en gedeponeerd. Een boekhouder kan die zorg uit handen nemen.(*)

In de meeste gevallen zal de samenwerking goed verlopen. Toch kan een ondernemer ontevreden zijn, en willen overstappen naar een andere boekhouder. Er kunnen dan discussies ontstaan over de mogelijkheden van tussentijdse opzegging, een eventuele afrekening of openstaande facturen van de boekhouder. In de praktijk komt het regelmatig voor dat de boekhouder dan de administratie onder zich houdt, totdat aan zijn eis is voldaan. Kan dat?

In deze tweede aflevering leg ik uit de positie van de boekhouder uit en geef ik u als ondernemer tips om hiermee om te gaan.

Het retentierecht

In juridische termen doet de boekhouder in dit geval een beroep op zijn ‘retentierecht’. Het retentierecht wordt ook wel het recht van terughouding genoemd. In principe moet de boekhouder na afloop van de samenwerking de administratie teruggeven. Maar de boekhouder kan de administratie achterhouden als de ondernemer op zijn beurt nog niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Meestal is dat betaling van de facturen.

Consequenties

Het zal voor een ondernemer erg vervelend zijn als de boekhouder weigert de administratie af te geven. De nieuwe boekhouder kan dan zijn werk niet (goed) uitvoeren. Ook is het de ondernemer die aangiftes dient te doen van de omzetbelasting/vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting. Daarnaast is het de plicht van de ondernemer om jaarrekeningen vast te stellen en te deponeren. Schending van deze verplichtingen kunnen nare gevolgen hebben.

Wat kan een ondernemer doen?

De boekhouder kan alleen de administratie achterhouden als hij een claim (vordering) heeft op de ondernemer. Het is daarom belangrijk om te achterhalen wat die vordering is. De boekhouder kan bijvoorbeeld menen dat er nog openstaande facturen zijn. Als dit terecht is, is het van belang de openstaande facturen te voldoen. Is de vordering onterecht? Dan is het van belang de vordering te betwisten. Zonder vordering heeft de boekhouder niet het recht de gegevens achter te houden. Als er dan onderling geen overeenstemming kan worden bereikt, kan in een kort geding afgifte worden gevorderd.

*) Wat voor de boekhouder geldt, geldt ook voor de accountant of belasting-/financieel adviseur. Ook zij kunnen zich in bepaalde gevallen beroepen op het retentierecht. Voor het leesgemak gebruik ik de term ‘boekhouder’.

Vragen?

Wordt u geconfronteerd met een boekhouder die stukken achterhoudt? Het is dan van belang om tijdig aan de bel te trekken. Bel of mail mij gerust om hier over te sparren. Ik sta u graag te woord. Bel mij via 0172 – 49 43 45 of stuur mij een e-mail.

Onderwerp volgende aflevering

In de volgende aflevering van deze serie weer een nieuw onderwerp. Wilt u een automatische notificatie in uw inbox krijgen wanneer deze volgende aflevering op onze website komt? Schrijft u zich dan in op onze nieuwsbrief.