Zeven tips over dossieropbouw bij disfunctioneren werknemer

Als werkgever heb je soms te maken met die ene werknemer die je herhaaldelijk hebt aangesproken op zijn gedrag, maar waarvan het gedrag toch niet verandert. Of die werknemer die steeds net niet doet wat de functie vereist en ondanks alle tips en hulp de functie nog altijd niet aan kan en dezelfde vragen blijf stellen.

Hierover krijg ik als advocaat arbeidsrecht veel vragen. Vaak pas op het moment dat voor de werkgever begrijpelijkerwijze de maat vol is. Helaas moet ik een werkgever dan vaak teleurstellen, omdat onvoldoende dossier is opgebouwd. Daarom hieronder wat tips.

Disfunctioneren

Zoals in de voorbeelden hierboven beschreven, kan disfunctioneren op verschillende manieren bestaan. Dat kan liggen aan de manier waarop het werk wordt uitgevoerd of het resultaat van het werk. Maar ook bepaald gedrag kan uiteindelijk leiden tot het oordeel dat sprake is van disfunctioneren.

Als werkgever is het bijzonder lastig hiermee om te gaan. Zeker in tijden van personeelskrapte. Toch blijft het van belang hier wel actie op te ondernemen. Je moet immers voorkomen dat andere werknemers dit handelen of dit gedrag overnemen.

Het is lastig de balans te vinden tussen het enerzijds motiveren van de werknemer (met het risico dat de werknemer zich ziek meldt) en anderzijds het vastleggen van de afspraken. Dat vastleggen moet op zo’n manier gebeuren, dat als verbetering uitblijft, er wel afscheid kan worden genomen van deze werknemer.

Dossieropbouw

Het vastleggen van afspraken noemen wij het opbouwen van een dossier. Met dat dossier kan dan uiteindelijk worden aangetoond dat het functioneren van deze werknemer niet is verbeterd en dat er dus reden is het dienstverband te ontbinden. Hierover zijn handboeken vol geschreven. Dit artikel is dus geen volledig en uitputtend overzicht.

Evenmin kan gezegd worden dat als het dossier op onderstaande wijze is opgebouwd, een procedure altijd zal slagen. Immers, ieder geschil is weer anders en de ene functie is de andere niet. Wel is het zo dat met onderstaande aanpak de kans op succes groter is en er in ieder geval een goed begin is gemaakt.

Zeven tips voor dossieropbouw bij disfunctioneren

1. Zorg dat een werknemer weet wat er van hem/haar wordt verwacht. Gebruik dus een functie -omschrijving (vaak ook in een CAO opgenomen), of leg in gespreksverslagen duidelijk vast wat van de werknemer wordt verlangd;
2. Maak duidelijk dat de werknemer bepaalde onderdelen van het werk niet goed doet en zorg dat de werknemer weet welke onderdelen dat zijn. Ondanks dat het tijd kost, maak dus die gespreksverslagen en zorg dat aangetoond kan worden dat de werknemer die verslagen heeft gezien en het liefst zelfs voor akkoord heeft getekend;
3. Wijs de werknemer er schriftelijk (bijv. ook per e-mail) op dat het niet verbeteren van het functioneren van werknemer gevolgen kan hebben voor de arbeidsovereenkomst, in het meest verstrekkende geval zelfs het einde van de arbeidsovereenkomst;
4. Biedt de werknemer scholing en/of begeleiding aan;
5. Leg het verbetertraject vast. Zorg dat daarin staat wat de verbeterpunten zijn, wat de termijn is van het verbetertraject, op welke wijze de verbeterpunten worden beoordeeld en welke hulp/scholing daarbij aan werknemer wordt geboden;
6. Houd je aan dit verbeterplan. Laat het ondanks de drukte niet versloffen en laat het niet eindeloos voortduren. Evalueer op de in het plan genoemde momenten het functioneren van werknemer en stel zo nodig het verbeterplan bij;
7. Geef de werknemer voldoende tijd (in rechtspraak zien wij wisselende termijnen, vaak is de ondergrens 3 maanden) om het functioneren te verbeteren en onderzoek of er andere functies beschikbaar zijn binnen de onderneming.

Nadat het dossier is opgebouwd

Als sprake is van een goed dossier, kan met de werknemer gesproken worden over het beëindigen van het dienstverband. Vaak lukt dat in die situatie in onderling overleg. Want ook deze werknemer ziet dan vaak wel in dat er geen toekomst meer is voor hem/haar in de onderneming van werkgever.

Mocht dat onverhoopt niet lukken dan kan aan de kantonrechter worden verzocht de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Dat zijn vaak relatief korte procedures. Hou er wel rekening mee dat, ook als de kantonrechter het verzoek toewijst, de werknemer nog wel recht heeft op de wettelijke transitievergoeding. Deze komt neer op: 1/3 maandsalaris voor alle volle dienstjaren; 1/36 maandsalaris voor de resterende volle maanden en; 1/1095 maandsalaris voor eventueel resterende dagen.

Advies: leg alles goed vast

Ons advies is dus vooral: leg alles goed vast! Heb je vragen over de opbouw van een dossier? Heb je hulp nodig bij het maken van een vaststellingsovereenkomst? Wil je een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst doen? Neem gerust contact met mij op, ik overleg graag vrijblijvend over de mogelijkheden. Bel mij via tel. 0172 – 49 43 45 of stuur mij een e-mail.